İşletmeniz için hazır program mı almalısınız, özel yazılım mı yaptırmalısınız? Kısa cevap şu: İşiniz hazır programın akışına uyuyorsa hazır programı kullanın; program işinize uymuyorsa ve bu uyumsuzluk her gün zaman kaybettiriyorsa özel yazılım gerekir. Özel yazılım bir amaç değil, hazır çözümün yetmediği yerde başvurulan bir araçtır. Bu yazıda ikisinin farkını, özel yazılımın ne zaman gerektiğini ve sürecin nasıl işlediğini anlatıyoruz.
Hazır program ne zaman yeterli?
Ön muhasebe, bordro, e-fatura, basit stok takibi gibi işler her işletmede birbirine benzer. Bu alanlarda yıllardır geliştirilen hazır programlar vardır ve çoğu zaman doğru seçim onlardır. Hemen kullanmaya başlarsınız, mevzuat değişikliklerini üretici takip eder, ne ödeyeceğiniz baştan bellidir.
Hazır programın sınırı da buradadır: herkes için yazılmıştır, sizin işinizin kendine özgü tarafını bilmez. Ya siz işinizi programa uydurursunuz ya da eksik kalan kısmı başka bir yerde, çoğunlukla bir hesap tablosunda tutarsınız.
Özel yazılım ne zaman gerekir?
Şu üç işaretten biri varsa özel yazılımı düşünmenin zamanı gelmiştir:
- İş akışınız hazır programa uymuyor. Teklif, üretim, sevkiyat ya da randevu süreciniz kendine özgü adımlar içeriyor ve program bu adımları tanımıyor. Ekip, programın etrafından dolanmanın yollarını arıyor.
- Programlarınız birbiriyle konuşmuyor. Web sitesi, muhasebe, kargo ve depo ayrı ayrı çalışıyor. Aralarındaki veriyi insanlar elle taşıyor.
- Aynı veri iki kez giriliyor. Sipariş önce bir yere, sonra bir başka yere yazılıyor. Çift veri girişi hem zaman alır hem hataya açıktır; iki kayıt birbirini tutmadığında hangisinin doğru olduğu bilinmez.
Özel yazılım her zaman sıfırdan kurulan büyük bir sistem demek değildir. Çoğu zaman ihtiyaç, eldeki programları birbirine bağlayan küçük bir entegrasyondur: e-ticaret sitesindeki sipariş muhasebeye kendiliğinden düşer, stok tek yerden güncellenir. Hazır programı bırakmak yerine eksik kalan parçayı tamamlamak, birçok işletme için doğru başlangıçtır.
Karar vermeden önce sorulacak üç soru
- Bu iş bize ne kadar zaman kaybettiriyor? Haftada bir yapılan beş dakikalık iş için yazılım yaptırmak gerekmez. Her gün saat alan iş için gerekir.
- Hazır programın bir ayarıyla ya da eklentisiyle çözülebilir mi? Önce elinizdekinin sınırını görün.
- Sorun programda mı, sürecin kendisinde mi? Karışık bir süreci yazılıma dökmek onu düzeltmez. Önce süreç sadeleşir, sonra yazılım yazılır.
Özel yazılım süreci nasıl işler?
Süreç altı adımdan oluşur. Sıra önemlidir; atlanan her adım sonradan daha pahalıya düzeltilir.
1. İhtiyaç analizi
İşi yapan kişilerle konuşur, bugünkü akışı adım adım çıkarırız. Yazılımın ne yapacağı kadar ne yapmayacağı da yazılır. Kapsam bu aşamada netleşir.
2. Tasarım
Ekranlar ve veri yapısı önce taslak olarak hazırlanır. Yazılımı kullanacak kişiler taslakları görür; eksikler kod yazılmadan ortaya çıkar.
3. Geliştirme
Yazılım parça parça geliştirilir ve her parça size gösterilir. Yanlış anlaşılan bir nokta sonda değil, yolun başında fark edilir.
4. Test
Yazılım gerçek verilerle ve gerçek kullanıcılarla denenir. Eski kayıtlar aktarılır, sonuçlar eski sistemle karşılaştırılır.
5. Teslim
Yazılım kurulur, ekibe kullanım eğitimi verilir. Teslimatta kaynak kod ve dosyalar teslim edilir. Yazılım sizin olur; ileride başka bir ekiple de geliştirmeye devam edebilirsiniz.
6. Bakım
Yazılım teslimle bitmez. İşiniz değiştikçe yeni istekler çıkar; sunucu ve güvenlik güncellemeleri gerekir. Bakımın kapsamı işin başında konuşulmalıdır.
Küçük başlamak neden daha doğru?
İlk sürümde her şeyi istemek, işi hem uzatır hem de riskini büyütür. Bunun yerine en çok zaman kaybettiren tek akışı seçin ve önce onu çözün. Ekip yazılımı kullanmaya başladığında neyin gerçekten gerekli olduğu, toplantı masasında düşünülenden çok daha net görülür. Sonraki parçalar bu deneyime göre eklenir.
Çoğu özel yazılım tarayıcıdan açılan bir panel olarak çalışır; ayrıca kurulum gerekmez, ofisten de sahadan da aynı ekrana girilir. Yazılım web sitenizle aynı altyapıyı paylaşacaksa bunu baştan söylemek, iki işin birbirine uyumlu planlanmasını sağlar.
Özetle
İşiniz standartsa hazır program yeter. Akışınız kendine özgüyse, programlarınız birbirine bağlanmıyorsa ya da aynı veriyi iki kez giriyorsanız özel yazılım gerekir. Küçük başlayın: en çok zaman kaybettiren tek sorunu çözün, gerisini sonra ekleyin.
360 Tasarım olarak özel yazılım işlerini ihtiyaç analizinden bakıma kadar yürütüyoruz. Ayrıntılar için yazılım sayfamıza göz atabilir ya da bize ulaşabilirsiniz.